Phát triển khách hàng tinh gọn - P7.2 - Tiến hành phỏng vấn như thế nào?
Lên lịch phỏng vấn qua điện thoại
Một khi bạn đã nhận được một phản hồi xác nhận từ một người, hãy tiếp tục với nhiều chi tiết chiến thuật hơn. Việc của bạn là làm sao cho người đó dễ đưa ra cam kết dành thời gian nói chuyện nhất.
Cảm ơn bạn đã sẵn lòng giúp tôi!
Tôi muốn sắp xếp một cuộc gọi 20 phút để học hỏi từ bạn. Bạn không cần chuẩn bị gì trước; chỉ riêng việc nghe kinh nghiệm của bạn về __________, từ góc nhìn của cá nhân bạn, cũng đã giúp ích rất nhiều cho tôi rồi.
Liệu trong nhưng khung giờ sau, có giờ nào bạn rảnh không?
Thứ Hai, ngày 8 tháng 7, lúc 09:00
Thứ Hai, ngày 8 tháng 7, lúc 11:30
Thứ Ba, ngày 9 tháng 7, lúc 07:00
Thứ Năm, ngày 11 tháng 7, lúc 14:00
Đối với một cuộc gọi, bạn nên đưa ra ba hoặc bốn lựa chọn, không trùng ngày trong tuần hoặc trùng giờ trong ngày. Hãy nói thật rõ ràng, chính xác về khoảng thời gian mà bạn đề xuất.
Tốt hơn hết, hãy tìm hiểu trước xem người được phỏng vấn có sống trong múi giờ khác không và đề xuất thời gian thích hợp. Một cuộc gọi lúc 9 giờ sáng không phải là một đề nghị đáng cân nhắc nếu bạn sống ở New York và người được phỏng vấn ở Los Angeles.
Nếu bạn sử dụng Gmail, tôi khuyên bạn nên tải về tiện ích Rapportive (http://www.rapportive.com). Khi bạn gõ một địa chỉ e-mail, Rapportive truy xuất ra các dữ liệu liên quan được công khai từ LinkedIn, Twitter, Google và hiển thị chúng trong một sidebar bên cạnh cửa sổ soạn tin nhắn của bạn. Dữ liệu đưa ra có thể bao gồm ảnh, vị trí, chức danh và các bài đăng gần nhất trên mạng xã hội.
Nếu sử dụng Outlook trên Windows, bạn có thể sử dụng Outlook Social Connector (http://www.linkedin.com/static?key=microsoft_outlook) để xem các thông tin liên quan trên LinkedIn khi soạn tin nhắn. Không phải người dùng nào cũng có hồ sơ LinkedIn, nhưng hầu hết các doanh nhân hoặc nhân viên trong ngành thông tin đều có một hồ sơ cho biết ít nhất là vị trí và chức danh công việc của họ.
Lập kế hoạch phỏng vấn trực tiếp
Vị trí tốt nhất cho các cuộc phỏng vấn trực tiếp là nơi thuận tiện cho cả di chuyển bằng ô tô riêng và phương tiện công cộng, không gian rộng rãi, và không quá nổi tiếng đến mức bạn khó mà tìm ra một bàn trống hay một khu vực yên tĩnh. Tôi thường đề xuất gặp mặt ở Starbucks; nơi này phù hợp cho những cuộc hẹn mang tính công việc và có WiFi mạnh. Các khách sạn có hành lang rộng và yên tĩnh cũng là một lựa chọn tốt.
Dưới đây là một ví dụ tôi đã sử dụng tại KISSmetrics:
Xin cảm ơn bạn đã đăng ký danh sách dùng thử KISSmetrics. Tôi rất muốn có được nửa giờ trò chuyện với bạn ở một quán cà phê. Liệu có đề xuất nào dưới đây mà bạn có thể chấp thuận không?
09:30 Thứ Ba, ngày 10 tháng 5 tại Greenhouse Cafe ở West Portal
15:00 Thứ Năm, ngày 12 tháng 5 tại Farley’s Coffeehouse ở Potrero Hill
11:30 Thứ Sáu, ngày 13 tháng 5 tại Starbucks gần Metreon
Bạn cứ đề nghị một thời điểm khác nếu những đề xuất trên không thuận tiện cho bạn. Tôi có thể gặp mặt bạn ở bất cứ đâu trong San Francisco trong khoảng 09:00-16:00
Cảm ơn bạn!
Cindy
Bức thư này mang đến cho người nhận tất cả các thông tin mà họ cần để ra quyết định: khoảng thời gian cần bỏ ra, lịch dự kiến, thông tin về điểm hẹn( giúp người phỏng vấn dễ dàng truy cập thông tin về tên điểm hẹn, địa chỉ kèm bản đồ, điều đó giúp họ dễ dàng nhận được chỉ dẫn đường đi nếu họ có một chiếc một điện thoại thông minh) và khu vực (nhờ đó họ sẽ không đề xuất một cuộc hẹn ở tận đầu kia của thành phố).
Việc gửi đi một tin nhắn kèm nhiều lựa chọn khả năng cao sẽ loại trừ việc phải trao đổi qua lại bằng nhiều e-mail để chốt lịch hẹn. Nhưng ngay cả khi người được phỏng vấn không thể chấp thuận các đề xuất của bạn, bạn cũng đã thiết lập một số thông số để họ dễ dàng đưa ra lựa chọn thay thế khả thi.
Khi người được phỏng vấn đã chọn thời gian hẹn gặp, bạn nên gửi đi một lời mời qua lịch và cả số điện thoại của mình. Một việc hữu ích khác là gửi đi một e-mail nhắc nhở vào trước ngày hẹn, hoặc vào buổi sáng trước cuộc hẹn chiều.
Phân tách các cuộc phỏng vấn
Hầu hết các bạn sẽ không rơi vào tình cảnh cố gắng sắp xếp các cuộc phỏng vấn với hàng tá khách hàng tiềm năng – những người lập tức nhận lời trò chuyện với bạn. (Nếu bạn gặp phải tình huống đó thì xin chúc mừng! Đó là một dấu hiệu tốt.) Nhưng có thể bạn sẽ có ý định dành riêng nửa ngày và cố gắng ngồi nhét vào khoảng thời gian đó càng nhiều cuộc phỏng vấn càng tốt. Ngay từ đầu, điều đó đã khó mà thành công.
Bạn cần thời gian để chuẩn bị, để thực hiện các cuộc phỏng vấn, để xem lại các ghi chú ngay sau cuộc phỏng vấn và rút ra những điều quan trọng nhất. Sau đó, bạn cần vài phút chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn tiếp theo. (Khoảng thời gian cần có giữa các cuộc phỏng vấn sẽ rút ngắn rất nhanh sau khi bạn đã cảm thấy thoải mái hơn trong việc thực hiện chúng, nhưng lúc mới đầu, bạn cần những quãng nghỉ.)
Chính vì vậy, tôi đề nghị bạn bắt đầu bằng việc sắp xếp một cuộc phỏng vấn dài 20-30 phút mỗi giờ.
Tại sao nên làm như vậy?
- Để chắc chắn bạn thực sự có được 30 phút nói chuyện nếu cuộc phỏng vấn bắt đầu muộn một vài phút.
- Để đảm bảo rằng nếu cuộc trò chuyện diễn ra tốt đẹp, bạn có thể kéo dài cuộc trò chuyện đến 45 phút(có một số lý do tại sao các cuộc phỏng vấn dài hơn mức đó lại không giúp bạn thu nhận thêm điều gì).
- Để có một khoảng thời gian ngay sau cuộc phỏng vấn nhằm soát lại các ghi chú và sửa lại các điểm quan trọng nhất mà bạn học được.
- Để tự cho mình một khoảng thời gian giải lao trước cuộc phỏng vấn tiếp theo.
Dần dần, bạn có thể sắp xếp các cuộc phỏng vấn gần nhau hơn. Tôi thường sắp xếp hai cuộc phỏng vấn 20 phút trong cùng một giờ. Giờ thì tôi đã thành thạo việc phỏng vấn hơn nhiều, tôi có thể tối đa hóa thông tin nhận được từ người được phỏng vấn trong 20 phút đầu. Việc chuyển đổi ngữ cảnh từ cuộc gọi này sang cuộc gọi khác cũng không còn làm khó tôi. Càng thực hiện nhiều cuộc phỏng vấn, bạn càng thấy mọi việc dễ dàng hơn!
>> Tiếp theo: KHẮC PHỤC SỰ CỐ PHỎNG VẤN