Những lầm tưởng cơ bản về PM

Phải là một chuyên gia trong lĩnh vực này và có nhiều kiến thức kỹ thuật về dự án.

Việc có kiến thức về kỹ thuật đôi khi khiến bạn sa đà quá sâu vào các vấn đề kỹ thuật chuyên môn mà quên mất rằng các yếu tố khác như nhân lực, budget, thời gian... cũng là những yếu tố quan trọng trong sự thành công của một dự án.

Không có kiến thức kỹ thuật, có thể giúp bạn xem xét mọi khía cạnh một cách công bằng hơn, thậm chí có thể đưa ra những giải pháp tốt hơn so với trường hợp có chuyên môn kỹ thuật.

Với tư cách là người quản lý dự án, bạn sẽ cần tuyển các thành viên vào nhóm phù hợp với các lĩnh vực chuyên môn khác nhau và tin tưởng họ có thể cung cấp các kỹ năng + kiến thức chuyên môn của họ trong khía cạnh kỹ thuật của dự án.

Lúc này công việc của bạn là giao tiếp với các bên, tài liệu hóa những nội dung cần thiết và tổ chức công việc để đưa dự án về đích thành công.

Chỉ những người có nhiều kinh nghiệm trong tổ chức mới có thể quản lý các dự án thành công.

Một quan niệm sai lầm phổ biến là bất kỳ ai có kinh nghiệm và thành công đáng kể trong một tổ chức đều có thể quản lý các dự án và đưa nó đến thành công. Nhưng đó là điều kiện không bắt buộc.

Việc có kinh nghiệm trong tổ chức sẽ giúp bạn dễ làm việc hơn với các bên liên quan, các phòng ban trong tổ chức khi bạn đã hiểu rõ các quy trình, thấu hiểu văn hóa trong tổ chức. Nhưng như vậy là chưa đủ.

Để trở thành một nhà quản lý dự án thành công tại bất kỳ tổ chức nào — bất kể bạn đã từng làm việc ở đó hay chưa — điều cần thiết là phải nắm vững các kỹ năng, công cụ, kỹ thuật quản lý dự án và "được tạo điều kiện" để có thể áp dụng chúng.

"Tạo điều kiện" ở đây bao gồm "niềm tin của ban lãnh đạo" và quyền hạn của bạn được trao trong dự án. Khi bạn có thể chủ động hơn trong mọi việc, bạn có khả năng để đưa ra các quyết định chính xác và có lợi cho kết quả của dự án.

Bạn phải biết mọi chi tiết của dự án ở mọi thời điểm

"Chi tiết rất quan trọng trong quá trình thực hiện dự án, nhưng với tư cách là người quản lý dự án, bạn cũng phải tập trung vào bức tranh và chiến lược lớn cho dự án. Mục tiêu cuối cùng là gì? Bạn và nhóm của bạn có định hướng rõ ràng không?

Khi cả nhóm hiểu rõ mục tiêu của họ và có những gì họ cần để thành công trong nhiệm vụ của mình, họ có thể làm việc trên các đầu việc cụ thể và khi đó bạn sẽ có không gian và thời gian để giám sát các mục tiêu tổng thể của dự án.

Các cuộc trao đổi cởi mở giữa các thành viên với bạn sẽ giúp đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của bạn chia sẻ mọi rủi ro có thể xảy ra đối về ngân sách hoặc timeline với bạn."

Tất cả những phần trong ngoặc kép là sách nói, quan điểm của mình là mức độ chi tiết về dự án phụ thuộc vào trình độ và mức độ chuyên nghiệp của các thành viên trong nhóm. Khi mọi thứ đều lý tưởng thì những gì bạn cần làm sẽ giống hệt sách giáo khoa.

Trên thực tế trong một số dự án, các thành viên thụ động, hay quên hoặc đôi khi lười biếng thường thích làm việc một mình và ít khi cập nhật lại thông tin cho bạn. Vì vậy các cuộc họp hoặc các cuộc trao đổi nên được diễn ra thường xuyên và bạn sẽ là người chủ động hỏi han để họ làm quen với cách làm việc chủ động.